ANALISIS PENATAAN RUANG KANTOR (OFFICE LAYOUT) DI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNESA

A.           PENDAHULUAN

Dalam melaksanakan tatausaha, suatu faktor penting yang turut menentukan kelancarannya ialah penyusunan tempat kerja atau tataruang dengan sebaik-baiknya. Menurut The Liang Gie (2007:186) dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern “Tataruang Perkantoran adalah penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasaan bekerja bagi pegawai”.

Dengan adanya tataruang kantor dapat menjadikan pekerjaan di kantor menjadi lebih efektif dan efisien yang mana dapat memberikan kenyamanan bagi para pegawai yang bekerja di ruang kantor sehingga tujuan organisasi dapat tercapai. Namun, di Indonesia tataruang perkantoran masih kurang mendapat perhatian dari instansi pemerintah dan perusahaan swasta. Hal ini dapat terlihat dari suatu instansi atau pejabat yang banyak melayani publik ditaruh di belakang, yang menyebabkan terhamburnya waktu dan menggangu pegawai lain. Selain itu, tidak jarang dijumpai pegawai kantor berjalan mondar-mandir dari 1 meja ke meja lain sehingga mengurangi kecepatan bekerja. Ini semua terjadi karena tataruang yang buruk.

Rumusan masalah dalam minipaper ini adalah Apakah perancangan tataruang sudah sesuai dengan asas-asas dalam tataruang perkantoran ?, Bagaimana cara penyusunan perabotan yang efektif dan efisien ? Apakah persyaratan lingkungan fisik dalam pengaturan tataruang perkantoran?.

Tujuan dari penyusunan minipaper ini adalah 1. Untuk mengetahui perancangan tataruang yang sesuai dengan asas-asas dalam tataruang perkantoran, 2. Untuk memahami cara penyusunan perabotan yang efektif dan efisien, 3. Untuk mengetahui persyaratan lingkungan fisik dalam pengaturan tataruang kantor.

Dalam penulisan minipaper ini, penulisan menggunakan dasar teori dari buku karya The Liang Gie yang berjudul Administrasi Perkantoran Modern, Edisi Keempat (Dengan Tambahan), Terbit tahun 2007, Penerbit: Liberty, Yogjakarta, Bab IX Tataruang Perkantoran (Office Layout) halaman 186 – 210.

B.            PEMBAHASAN

Dalam pembahasan kali ini saya akan memaparkan hasil dari observasi saya secara rinci yang mana dalam jurusan akuntansi terdapat tiga ruang yaitu ruang dosen, ruang tatausaha dan ruang kelas. Dari ketiga ruangan tersebut memiliki perbedaan dalam penataan ruangannya karena dapat kita lihat dari fungsi/ kegunaan  ruangan tersebut.

1.       Ruang Dosen Jurusan Akuntansi

Lokasi: Ruang Dosen  di Gedung G7 FE Unesa

Pada ruang dosen akuntansi menggunakan tataruang yang terpisah-pisah dimana didalamnya terdiri atas kamar-kamar yang diberikan sekat dari kayu. Dan bagian luarnya terdapat meja yang berbentuk oval yang digunakan untuk rapat.

a.      Perancangan Tataruang

Untuk menyusun tempat kerja yang baik dalam perkantoran, maka harus diperhatikan perancangan tataruang yang sesuai dengan asas-asas yang berlaku dalam perkantoran. Asas-asas tersebut meliputi asas mengenai jarak terpendek, asas mengenai rangkaian kerja, asas mengenai penggunaan segenap ruang, dan asas mengenai perubahan susunan tempat kerja. Berikut hasil observasi saya di ruang dosen jurusan akuntansi fakultas ekonomi Unesa:

1)        Asas mengenai jarak terpendek

Pengaturan tataruang yang terdapat dalam ruang dosen ini menurut saya baik, karena di dalamnya terdapat ruangan bersekat yang digunakan untuk ruang kerja dosen yang mempunyai jabatan tinggi seperti ketua jurusan dan ketua prodi, dimana didalamnya dilengkapi fasilitas komputer, filling cabinet, printer, dll. Tetapi untuk dosen yang tidak mempunyai jabatan tinggi ruang kerjanya kurang efektif karena biasanya kerjanya di meja rapat yang berada di tengah-tengah. Hal ini akan menimbulkan azas jarak terpendek tidak bekerja secara baik karena untuk mengerjakan tugas misalnya untuk mengeprint, atau menyimpan data dalam filling cabinet dosen itu harus mondar-mandir menuju tempat dimana alat-alat perkantoran itu berada.

2)        Asas mengenai rangkaian kerja

Untuk beberapa dosen yang memiliki ruangan kecil bersekat sudah berbentuk lurus posisi kerjanya dari awal sampai selesai. Tetapi, untuk dosen yang kerjanya di meja tengah menjadikan ia harus mondar-mandir dari satu tempat ke tempat lain untuk mempergunakan perabotan perkantoran.

3)        Asas mengenai penggunaan segenap ruang

Di dalam ruang dosen sudah di pergunakan dengan baik penataan ruangnya karena sudah dimanfaatkan sepenuhnya untuk menata perabotan kantor.

4)        Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja

Perubahan susunan ruang kerja dosen ini sudah cukup baik, karena apabila posisi dalam ruangan ingin diubah tidak harus mengeluarkan biaya yang besar karena terdapat sekat yang terbuat dari kayu sehingga mudah untuk di bongkar.

b.      Penyusunan Perabotan

Penyusunan perabotan dalam kantor pada ruang dosen disusun dengan 2 meja tunggal yang berada di ruang kecil bersekat dan meja yang menempel pada dinding. Dalam ruang kecil bersekat terdapat 1 buah 1 kursi dan 1 buah meja kerja. Dan meja ke 2 berbentuk oval yang terdapat di tengah-tengah yang diperguanakan untuk rapat, yang terdiri 4 buah kursi di kanan dan kiri.

c.       Persyaratan Lingkungan Fisik

Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus diperhatikan dan diatur sebaik-baiknya oleh setiap manajer perkantoran yang modern. Seperti halnya juga persyaratan yang disediakan dalam ruangan dosen ini meliputi hal-hal berikut dimana kebersihan sudah dijaga dengan baik yaitu memberikan wadah tempat sampah dalam ruangan, dan perabotan kantor seperti kursi dan meja sudah bersih tetapi untuk meja yang berada di tengah terlihat tidak rapi karena diatasnya terdapat tumpukan-tumpukan kertas yang berserahkan dan tas dosen.  Dari segi suhu udara sudah sesuai dengan kelembapan dalam ruangan dengan pemberian AC, ventilasi dan penerangan cahaya sudah baik, karena di dalam ruang dosen terdapat jendela yang memungkinkan sinar matahari bisa masuk, dan untuk menghindari kepengapan udara diberikan penerangan berupa lampu, untuk fasilitas air minum sudah ada yaitu dengan memberikan sebuah dispenser di dalam ruangan, untuk fasilitas kamar mandi dan cuci  berada di luar ruangan dosen.

1)       Cahaya

Dari hasil observasi cahaya yang terdapat dalam ruang dosen adalah cahaya langsung dimana cahaya ini memancarkan langsung dari sumbernya ke permukaan meja. Permukaan meja yang berwarna gelap akan membuat mata tidak silau karena cahaya yang dipantulkan direndam oleh warna yang gelap. Ruangan ini juga menggunakan natural lighting dimana cahaya berasal dari jendela.

2)      Warna

Warna dinding pada ruang dosen ini berwarna cream dengan lantai ubin berwarna putih. Hal ini akan memberikan kesan mewah pada ruangan. Dan ruangan terlihat akan terlihat luas.

3)       Udara

Udara dalam ruangan sudah cukup membuat dosen nyaman karena terdapat 2 AC di dalamnya. Di dalam ruangan juga terdapat jendela yang bisa digunakan untuk ventilisasi agar pertukaran udara berjalan lancar.

4)       Suara

Di dalam ruang dosen ini belum memiliki kedap suara yang baik karena sekat-sekat pemisah terbuat dari kayu. Tetapi untuk suara dari luar sudah cukup baik kedap suaranya karena ruangan ini dibuat dengan tembok yang berukuran tebal dan besar.

2.      Ruang Tatausaha Jurusan Akuntansi

 Lokasi: Ruang Tatausaha  di Gedung G7 FE Unesa

Untuk tataruang perkantoran pada TU dilihat dari gambar diatas dapat dikatakan ruangan TU menggunakan tata ruang terbuka, dimana di dalam ruangan TU tidak terdapat sekat pemisah antar staf.

a.      Perancangan Tataruang

Untuk menyusun tempat kerja yang baik dalam perkantoran, maka harus diperhatikan perancangan tataruang yang sesuai dengan asas-asas yang berlaku dalam perkantoran. Asas-asas tersebut meliputi asas mengenai jarak terpendek, asas mengenai rangkaian kerja, asas mengenai penggunaan segenap ruang, dan asas mengenai perubahan susunan tempat kerja. Berikut hasil observasi penulis di ruang TU jurusan akuntansi fakultas ekonomi Unesa:

1)        Asas mengenai jarak terpendek

Di dalam ruang TU asas pengaturan tata ruang yang ada didalamnya sudah cukup tepat karena meja-meja staf TU di tata saling berhadap-hadapan sehingga terjadi rangkain kerja jarak terpendek antar staf.

2)        Asas mengenai rangkaian kerja

Dalam ruang TU yang pekerjaan saling berhadapan menjadikan rangkaian kerjanya berbentuk lurus posisi kerjanya. Namun, bagi staf yang duduknya di belakang seperti gambar diatas menjadikan ia harus bergerak mundur dari tempat duduk untuk menyelesaikan tugas.

3)        Asas mengenai penggunaan segenap ruang

Untuk penggunaan segenap ruang sudah cukup efektif karena seluruh ruangan sudah di manfaatkan untuk menata perabotan yang disediakan dalam ruangan.

4)        Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja

Perubahan susunan ruang kerja TU ini sudah cukup baik, karena apabila posisi dalam ruangan ingin diubah tidak harus mengeluarkan biaya yang besar karena tidak terdapat sekat sehingga mudah diubah posisinya.

b.      Penyusunan Perabotan

Penyusunan perabotan kantor dalam ruang TU ini disusun dua macam posisi meja, yaitu ada beberapa staf TU yang mejanya diletakan berhadapan untuk 4 orang dan satu orang menghadap ke dinding. Dan penataan rak arsip dari kayu akan membuat ruangan ini terlihat luas. Untuk penataan perabotan dalam ruangan sudah tertata rapi.

c.       Persyaratan Lingkungan Fisik

Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus diperhatikan dan diatur sebaik-baiknya oleh setiap manajer perkantoran yang modern. Seperti halnya juga persyaratan yang disediakan dalam ruangan TU ini meliputi hal-hal berikut dimana kebersihan sudah dijaga dengan baik, dan perabotan kantor seperti kursi dan meja sudah bersih.  Dari segi suhu udara sudah sesuai dengan kelembapan dalam ruangan dengan pemberian AC, ventilasi dan penerangan cahaya sudah baik, karena di dalam ruang dosen diberikan jendela yang memungkinkan udara dan sinar matahari bisa masuk, dan untuk menghindari kepengapan udara diberikan penerangan berupa lampu, untuk fasilitas air minum didalam TU belum ada, dan untuk fasilitas kamar mandi dan cuci berada di luar ruangan dosen.

1)        Cahaya

Dari hasil observasi cahaya yang terdapat dalam ruang dosen adalah cahaya langsung dimana cahaya ini memancarkan langsung dari sumbernya ke permukaan meja. Permukaan meja yang berwarna gelap akan membuat mata tidak silau karena cahaya yang dipantulkan direndam oleh warna yang gelap. Ruangan ini juga menggunakan natural lighting dimana cahaya berasal dari jendela.

2)        Warna

Untuk warna ruang TU menggunakan warna cream pada dinding, warna putih pada langit-langit serta lantainya berwarna coklat bermotif. Hal ini kurang baik karena akan membuat tempat terlihat gelap.

3)        Udara

Udara dalam ruangan ini sudah cukup membuat dosen nyaman karena terdapat 1 AC di dalamnya, karena bentuk ruangnya yang kecil. Di dalam ruangan juga terdapat jendela yang bisa digunakan untuk ventilisasi agar pertukaran udara berjalan lancar.

4)        Suara

Ruangan TU ini kedap udara karena dinding yang dibuat tebal dan besar sehingga suara dari luar tidak akan mengganggu kegiatan di dalam.

      

3.      Ruang Kelas jurusan akuntansi

 Lokasi: Ruang Kelas di  Gedung G2.01.05

Tataruang perkantoran pada ruang kelas mahasiswa menggunakan tataruang perkantoran terbuka, dimana pada ruangan tersebut di susun secara terbuka tidak ada sekat pemisah dan semua aktivitas dilaksanakan pada 1 ruang besar. Terdapat kurang lebih 50 buah kursi untuk mahasiswa dan 1 buah meja dan 1 kursi yang berada di depan untuk tempat duduk dosen pengajar.

a.      Perancangan Tataruang

Untuk menyusun tempat kerja yang baik dalam perkantoran, maka harus diperhatikan perancangan tataruang yang sesuai dengan asas-asas yang berlaku dalam perkantoran. Asas-asas tersebut meliputi asas mengenai jarak terpendek, asas mengenai rangkaian kerja, asas mengenai penggunaan segenap ruang, dan asas mengenai perubahan susunan tempat kerja. Berikut hasil observasi penulis di ruang kelas jurusan akuntansi fakultas ekonomi Unesa:

1)        Asas mengenai jarak terpendek

Di dalam kelas sudah disediakan beberapa kursi untuk mahasiswa, meja dosen dan kursi yang ditata dengan baik. Untuk penataan kursi mahasiswa dan dosen disusun saling berhadapan, hal ini agar terjalin hubungan komunikasi antara mahasiswa dengan dosen, dosen dengan mahasiswa, dan mahasiswa dengan mahasiswa, sehingga timbul jarak terpendek dalam proses pembelajaran.

2)        Asas mengenai rangkaian kerja

Di dalam kelas telah dikelola dengan baik rangkaian kerjanya. Misalnya saja ketika dosen menjelaskan pelajaran dengan menggunakana media LCD Proyektor yang berhadapan dengan layar maka dosen tidak harus mondar mandir.

3)        Asas mengenai penggunaan segenap ruang

Untuk penggunaan segenap ruang sudah cukup efektif karena seluruh ruangan sudah di manfaatkan dengan baik sehingga tidak nampak ruang yang kosong.

4)        Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja

Perubahan susunan tempat kerja sudah cukup baik karena bangku di tata dengan rapi dengan diberikan jarak di tengah-tengah dan di depan. Hal ini dilakukan untuk mempermudah jika dosen atau mahasiswa mondar-mandir dan dan dapat dirubah jika berdiskusi.

b.      Penyusunan Perabotan

Dalam kelas telah dikelola dengan baik, yaitu dengan menyusun tataruang kelas bentuk kelas/ Worshop. Hal ini disesuaikan dengan jumlah mahasiswa yang memang banyak. Bangku mahasiswa ditata berjajar 5 atau 4 baris dimana setiap baris diberi jarak agar bisa dilewati. Dan meletakkan 1 meja dan 1 kursi dosen berada di depan. Disebelah meja dosen terdapat papan tulis dan layar proyeksi. Tidak lupa juga meletakkan LDC proyektor untuk menunjang kegiatan proses pembelajaran.

c.       Persyaratan Lingkungan Fisik

Setiap kelas mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus diperhatikan dan diatur sebaik-baiknya oleh setiap manajer perkantoran yang modern. Seperti halnya juga persyaratan yang disediakan dalam ruangan kelas ini meliputi hal-hal berikut dimana kebersihan ruang kelas sudah cukup bersih tetapi setelah kegiatan belajar kelas terlihat kotor karena mahasiswa banyak yang malas untuk membuang sampah pada tempatnya. Untuk luas ruang kelas sesuai karena ruangan ini dapat menampung mahasiswa kurang lebih 50. Untuk segi ventilisasi, penerangan cahaya, dan suhu udara sudah sesuai dengan persyaratan lingkungan fisik karena di dalam ruang terdapat banyak jendela yang memungkinkan cahaya matahari bisa masuk dengan mudah dan selain itu pencahayaan juga diberikan lampu untuk penerangan.  Di dalam ruangan juga diberikan AC untuk pertukaran udara sehingga suhu udara dalam ruangan bisa seimbang dan tidak lembab. Untuk fasilitas kamar mandi diletakkan di luar ruangan.

1)        Cahaya

Dalam segi pencahayaan ruang kelas ini menggunakan pencahayaan langsung dan tidak langsung. Pencahayaan langsung disini berupa jendela yang terpasang pada ruang kelas tersebut, sehingga memungkinkan cahaya matahari bisa masuk menerobos ke dalam ruangan. Untuk pencahayaan tidak langsung di ruang kelas ini diberikan beberapa lampu untuk mendukung proses pembelajaran agar mahasiswa bisa belajar dengan kondisi ruangan yang terang dan dosen dapat melihat mahasiswanya dengan jelas.

2)            Warna

Warna dinding kelas pada ruangan diatas adalah berwarna cream kekuningan, langit-langit kelas berwarna sama dengan warna dinding dan lantai ubin berwarna putih.

3)            Udara

Udara dalam ruangan ini sudah cukup membuat siswa nyaman karena terdapat 2 AC di dalamnya, karena bentuk ruangnya yang besar. Di dalam ruangan juga terdapat jendela yang bisa digunakan untuk ventilisasi agar pertukaran udara berjalan lancar.

5)        Suara

Keadaan dinding-dinding kelas sudah sangat bagus keadaanya karena merupakan bangunan baru, dindingnya dibuat tebal sehingga suara mengendap di dalamnya dan ketika melakukan proses pembelajaran pintunya harus ditutup agar tidak terjadi kebisingan dari luar.

C.           KESIMPULAN

Dari pembahasan diatas, maka dapat disimpulkan dari analisis atau observasi di ruang dosen, ruang TU, dan kelas jurusan akuntansi fakultas ekonomi Unesa  bahwa dari aspek perancangan tataruang baik di ruang dosen, TU, dan kelas hampir semua telah dipenuhi dengan baik. Tetapi untuk ruang dosen terdapat masalah yaitu penataan meja di tengah-tengah yang menyebabkan dosen mondar-mandir jika ingin mengunakan perabotan kantor.

Dari segi penataan perabotan pada semua ruangan sudah tertata dengan baik, sesuai dengan asas-asas yang menjadi patokan.

Dari segi persyaratan lingkungan fisik hampir semua aspek telah dipenuhi seperti kebersihan, luas kantor, suhu udara, ventilisasi, penerangan, air minum, dan tempat cuci. Namun untuk ruang kelas masih kurang kebersihannya karena mahasiswa banyak yang belum paham tentang kebersihan sehingga membuang sampah di dalam kelas padahal diluar kelas sudah disediakan tempat sampah.

D.           SARAN

Dengan adanya observasi tentang tataruang perkantoran seharusnya kita dapat memperbaiki tataruang dalam ruangan kantor dan kelas jurusan Akuntansi dan tidak mengabaikan teori penataan ruang kantor. Namun ini juga dapat diterapkan oleh instansi-instansi dan perusahaan agar pekerjaan dapat secara efektif dan efisien yang dapat mencapai target.

1.    Ruang  dosen

-   Seharusnya disediakan tempat kesehatan (kotak P3K) yang berfungsi untuk tempat obat-obatan. Jadi apabila ada dosen yang sakit dapat segera di tangani dengan cepat.

-       Seharusnya pada ruang dosen menggunakan tataruang yang tertutup, sehingga para dosen tidak terganggu konsentrasinya dalam mengerjakan pekerjaan, menghindari kebisingan, dan dapat menjaga privasi dalam mengerjakan pekerjaan terutama pada ruang Wakil Kajur dan Kajur Akuntansi.

-     Untuk ruangan yang tidak bersekat sebaiknya perlu mendapat perhatian khusus agar jika nanti mengerjakan tugas dapat terselesaikan dengan cepat dan tidak terjadi mondar-mandir yang dapat mengganggu dosen lain.

2.    Ruang TU

-   Seharusnya disediakan tempat kesehatan (kotak P3K) yang berfungsi untuk tempat obat-obatan. Jadi apabila ada staf TU yang sakit dapat segera di tangani dengan cepat.

-   Seharusnya ruanganya diperbesar karena fungsi ruang TU adalah untuk menyimpan berkas-berkas mahasiswa. Dan didalamnya disediakan fasilitas air minum. 

-      Sebagai ruangan administrasi sebaiknya dokumen-dokumen yang masih berserakan ditata dan dimasukkan kedalam filling cabinet atau lemari arsip yang sudah tersedia, agar mempermudah proses layanan administrasi mahasiswa.

3.    Ruang Kelas,

-       Untuk fasilitas LCD di dalam kelas seharusnya dilakukan pengecekan secara berkala agar jika terjadi kerusakan dapat segera di ganti dan tidak menggagu proses pembelajaran.

-  Di dalam kelas juga seharusnya disediakan jam dinding agar mahasiswa dapat memperkirakan waktu untuk mengerjakan tugas.

-    Di dalam kelas juga seharusnya disediakan remote untuk menyalakan LCD, karena selama ini untuk menyalahkan masih secara manual yaitu dengan menekan tombol dan harus naik kursi.

-    Disediakan pula remote AC agar mahasiswa dapat mengatur suhu ruangan sesuai suhu diluar.

-    Untuk di Gedung G3 penataaan LCD dan papan kurang efektif karena jika dosen ingin menulis maka harus menaikan Layar LCD, seharusnya dapat ditata kembali.

-    Sebaiknya dalam tiap gedung dilengkapi dengan tempat untuk cuci tangan agar kebersihan selalu terjaga. Dan pisahkan dengan fasilitas kamar mandi/ toilet karena yang saya tahu tempat cuci tangan di jadikan satu dengan fasilitas toilet. Dan kebersihan toilet juga kurang terjaga.